Assistant de Direction et de Gestion Polyvalent - Mairie de Valenciennes H/F - 59

En tant qu'Assistant de direction et de gestion polyvalent et sous la responsabilité de la Directrice Adjointe Service aux Familles, vous prenez en charge l'assistanat de Direction et le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance, afin de venir en relai, à l?accueil du Guichet Famille.

Assurer l'assistanat de Direction (Directeur et Adjoints au Directeur) :
* Gérer les boîtes mails et les agendas (rendez-vous, réunions...) en décelant et respectant les niveaux de priorité,
* Gérer les réservations de salles, véhicules, matériels
* Organiser les réunions et les déplacements sur le plan logistique,
* Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l'assistance et les conseils nécessaires,
* Trier et ventiler le courrier entrant et sortant,
* Rédiger les courriers, notes, supports de réunions,
* Rédiger les décisions et délibérations de la Direction,
* Assister, si nécessaire, aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
* Coordonner le recueil, la circulation et la bonne diffusion des informations tant en interne qu'en externe,
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants y compris l'archivage numérique.
* Assurer la saisie des déclarations dans les logiciels des partenaires financiers notamment SEPIA, ... veille à la transmission des éléments saisis à la direction pour validation avant envoi.
* Prendre le relai sur différentes thématiques en cas d'absence des agents de la DIPS.

Assurer le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance et venir en relai, à l?accueil du Guichet Famille :
* Accueil physique des administrés : Informer, Orienter et Accompagner les familles dans leurs démarches administratives pour l'ensemble des activités scolaires, périscolaires, extrascolaires.
* Accueil physique, téléphonique (standard du service) et numérique des familles en demande d'une inscription à l'école, aux services périscolaires et extra scolaires et en crèche.
* Accompagner l'administré sur l'ensemble des démarches en ligne : aide à la création d'une adresse mail, présentation et accompagnement à l'utilisation du portail famille, inscription en ligne aux activités, paiement en ligne...
* Procéder aux inscriptions scolaires.
* Mettre à jour du dossier unique numérique, complétude des dossiers.