Assistante de Gestion Administrative du Saad - Agent Chargé de l'Accueil - Ccas H/F - 59

Assure la gestion de la planification des prestations des aides à domicile - Assure l'accueil physique et téléphonique du CCAS

En binôme avec l'Assistante de gestion administrative du SAAD

Mission 1 : Gestion administrative du SAAD
- Etablir les plannings hebdomadaires de travail des auxiliaires de vie
- Intégrer les nouveaux plans d'aides dans les plannings d'intervention
- Gérer les interventions en cas l'absence d'un agent (dispatch, information à l'usager)
- Traitement des feuilles de vacations et des pointages afin de préparer la facturation des interventions du SAAD

Mission 2 : Accueil téléphonique du service Autonomie
- Assurer l'accueil téléphonique du public du service Autonomie
- Renseigner les usagers sur les modalités d'intervention
- Orienter les usagers vers les partenaires compétents

Mission 3 : Travail administratif
- Gérer la partie administrative des réunions de service : envoyer l'ordre du jour, prise de note et réalisation du compte-rendu

En binôme avec l'agent chargé de l'accueil

Mission 1 : Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir et orienter le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité

Mission 2 : Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs

Mission 3 : Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents